Používání a systém vydávání paměťových karet řidiče (PK) upravuje Nařízení Rady (EHS) 3821/85 v článku 14, 15 a 16.

Pokud řidič PK ztratí, je povinen takovou událost do sedmi kalendářních dnů ohlásit a prostřednictvím příslušného úřadu obce s rozšířenou působností požádat o vydání nové karty.

Úřad mu do pěti dnů vydá kartu náhradní. Je-li to nutné, například pro návrat vozidla na základnu ze zahraničí, smí o vydání náhradní karty požádat až po návratu, pokud může při kontrole prokázat, že nemůže kartu předložit nebo užít (např. potvrzením o nahlášení ztráty).

Ať už řidič PK ztratil nebo přestala fungovat, může řídit vozidlo vybavené digitálním tachografem za předpokladu, že:

• Před zahájením jízdy provede výtisk z vozidla, kde uvede údaje o řidiči (jméno, číslo PK nebo řidičského průkazu) a podepíše se.
• Zaznamená ručně dobu odpočinku, jiné práce nebo pohotovosti pro čas předcházející počátku řízení.
• Na konci jízdy provede výtisk činností zaznamenaných v paměti tachografu a doplní činnosti, které nebyly tachografem zaznamenány. K tomu je třeba opět uvést údaje o řidiči a podepsat se.

Od okamžiku, kdy je nahlášena ztráta PK na příslušném úřadu, se karta stává neplatnou a nelze ji použít ani v případě, kdy je nalezena. Karta je v Informačním sytému digitálního tachografu (ISDT) označena jako neplatná a nesmí se v tachografu již nikdy objevit.