Používání a systém vydávání paměťových karet řidiče (PK) upravuje Nařízení Rady (EHS) 3821/85 v článku 14, 15 a 16.

Pokud řidič PK ztratí, je povinen takovou událost do sedmi kalendářních dnů ohlásit a prostřednictvím příslušného úřadu obce s rozšířenou působností požádat o vydání nové karty.

Úřad mu do pěti dnů vydá kartu náhradní. Je-li to nutné, například pro návrat vozidla na základnu ze zahraničí, smí o vydání náhradní karty požádat až po návratu, pokud může při kontrole prokázat, že nemůže kartu předložit nebo užít (např. potvrzením o nahlášení ztráty).

Ať už řidič PK ztratil nebo přestala fungovat, může řídit vozidlo vybavené digitálním tachografem za předpokladu, že:

• Před zahájením jízdy provede výtisk z vozidla, kde uvede údaje o řidiči (jméno, číslo PK nebo řidičského průkazu) a podepíše se.
• Zaznamená ručně dobu odpočinku, jiné práce nebo pohotovosti pro čas předcházející počátku řízení.
• Na konci jízdy provede výtisk činností zaznamenaných v paměti tachografu a doplní činnosti, které nebyly tachografem zaznamenány. K tomu je třeba opět uvést údaje o řidiči a podepsat se.
• Řidič smí vozidlo řídit bez karty řidiče nejdéle po dobu patnácti kalendářních dnů nebo déle, je-li to nezbytné vzhledem k návratu vozidla na místo jeho obvyklého odstavení, pokud může tento řidič během této doby prokázat nemožnost kartu předložit nebo používat.

Od okamžiku, kdy je nahlášena ztráta PK na příslušném úřadu, se karta stává neplatnou a nelze ji použít ani v případě, kdy je nalezena. Karta je v Informačním sytému digitálního tachografu (ISDT) označena jako neplatná a nesmí se v tachografu již nikdy objevit.